Hầu hết các trường hợp bị từ chối gia hạn visa đều xuất phát từ việc GTE không rõ ràng và thuyết phục. Một bức thư giải trình thuyết phục được Bộ Di trú sẽ phải có đầy đủ những điểm sau:

- Circumstance in your home country: Nói rõ tại sao bạn không lựa chọn những khóa học tương tự ở Việt Nam, những ràng buộc để quay về Việt Nam của bản thân, khả năng kinh tế ở Việt Nam và số lượng thân nhân ở Việt Nam.

- Potential Circumstance in Australia: Trong mục này, bạn cần nêu được sự hiểu biết về luật pháp Úc, về trường mình học, khóa học và các thông tin liên quan đến những điều kiện trong visa. Bạn cần tránh nói về những yếu tố tiềm năng có thể giúp bạn xin được thường trú ở Úc.

- Value of course to your future: nói về những cơ hội mà khóa học mang đến cho tương lai của bạn như cơ hội có được công việc tốt hơn, mức lương cao hơn. Khóa học có liên quan gì đến lịch sử học tập trước đây và tương lai sau này của bạn, những lợi ích nó mang lại khi bạn hoàn thành và quay về nước.

- Immigration History: trình bày lịch sử xin visa tới Úc và các nước khác, đã từng bị từ chối hay hủy chưa, nếu có thì lý do là gì?

- Other relevant matter: Nêu những lý do khác support cho thư giải trình.

Người xin gia hạn visa cần thu thập đủ thông tin, tìm hiểu kỹ càng để viết được bức thư giải trình hoàn chỉnh. Chính điều này sẽ giúp bạn thành công xin được visa.